Management von Projekten, Aufgaben, Terminen, Wissen und Lernen und Kommunikation insgesamt ist nichts weniger als der entscheidende Kernprozess des täglichen Handelns. Hybride Teams, die an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten arbeiten, benötigen einen Digital Workplace, der für alle Personen und Endgeräte zu jeder Zeit von jedem Ort Zugang zu allen Informationen bietet.
Asynchrones Arbeiten an gemeinsamen Projekten und Aufgaben, Regelmäßiger persönlicher Austausch zu Projekten und Themen, Übersicht, Transparenz und Klarheit statt Suchen und Chaos.
Das Organisieren und Managen von Prozessen ist der Kern jeder Organisation. In Produktionsbetrieben werden Abläufe mit Lean Management und Six Sigma auf Effektivität und Rentabilität getrimmt, um Ressourcen mögichst effektiv zu nutzen.
15% der Arbeitszeit verbringen Beschäftigte mit dem Suchen nach Informationen und Dateien. (McKinsey Report)
In Büro- und Verwaltungsumgebungen ist das Optimieren von Prozessen und die Strukturierung der Zusammenarbeit eher zweitrangig. Vergleicht man die Kollaboration Performance von High-Performance Organisationen aus der Digital- oder Kreativwirtschaft mit der eines durchschnittlichen Mittelständlers oder eines sozialen Trägers in Office-Jobs, kann man von einem Faktor 10:1 sprechen.
30% der Arbeitszeit in Büroumgebungen wird durch schlechte Organisation verschwendet.
Auch wenn man die Arbeitsprinzipien der Privatwirtschaft nicht 1:1 auf die Sozialwirtschaft übertragen kann, sollte es ein Anliegen von Trägern und Verbänden sein, die vorhandenen Ressourcen so effektiv wie möglich zu nutzen.Dies betrifft vor allem die Geschäftsführung und Führungkräfte, reicht aber bis in die gesamte Organisation hinein.
40 % der Arbeitszeit verbringen Beschäftigte mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails.
Eine Steigerung der Effizienz würde der Sozialwirtschaft neue Potenziale eröffnen, die für die Organisationsentwicklung, Kommunikation und sozialtherapeutische Weiterentwicklung genutzt werden könnten
Die Organisation der Zusammenarbeit über digitale Kollaboration Tools bietet Organisationen die Möglichkeit Effektivität, Klarheit und Übersicht signifikant zu erhöhen.
Die Nutzung von E-Mails für die interne Kommunikation drückt die Performance der gesamten Organisation nach unten, Beschäftigte machen sich das Leben gegenseitig schwer, ohne sich dessen bewusst zu sein. Statt einer digitalen zentralen Organisation von Projekten und Aufgaben, die allen Klarheit und Übersicht vermittelt, überlässt man das Management von Informationen jedem Beschäftigten selbst. Dadurch potenziert sich der individuelle Verwaltungsaufwand, jede Person arbeitet mit einem individuellen System, es fehlt Synchronisierung, Klarheit und Übersicht.
Mit E-Mails machen sich Beschäftigte das Leben gegenseitig schwer.
Die Lösung ist ein Digital Workplace, der Projekte, Aufgaben, Termine, Dateien, Wissen und Lernen in einer Lösung vereint.
Das Angebot an digitalen Tools für die Gestaltung des digital workplace ist riesig. Das leistungsfähigste digitale Framwork bietet Microsoft 365.
Das Unternehmen unterstützt den Non Profit Sektor mit vergünstigsten Tarfifen, Microsoft 365 ist daher bereits in vielen Verbänden vorhanden. Die Möglichkeiten werden jedoch größtenteils kaum genutzt. Microsoft Teams wird als Videokonferenz Tool genutzt, eine wirklich konsequente Nutzung dieser leistungsfähigen Software mit den inkludierten Kompenten und Tools ist sehr selten. Der Preis für Non Profit Unternehmen für Microsoft 365 liegt bei 2,80 pro Nutzer pro Monat.
