Für den Austausch von Informationen ist das persönliche Gespräch die effektivste Form der Kommunikation. Daran hat weder Digitalisierung noch Apps oder Smartphone etwas geändert.
Austausch, Diskurs und Reflexion sowie der Aufbau und die Pflege von Beziehungen machen Meetings zum wichtigsten Format für die Zusammenarbeit von Menschen.
Eine effiziente und strukturierte Organisation sowie Fokussierung und Aufmerksamkeit sind zentrale Aspekte für eine Meetingkultur, die Qualität, Weiterentwicklung und Fortschritt garantieren.
Wie Studien zeigen, werden Meetings von Beschäftigten zunehmend als überflüssig wahrgenommen oder mit Zeitverschwendung gleichgesetzt. Passend dazu etabliert sich eine Meetingkultur, die von Unaufmerksamkeit und fehlendem Fokus geprägt ist. Menschen arbeiten während eines Meetings nebenbei oder Spielen auf ihrem Smartphone. Diese Kultur ist weder wertschätzend gegenüber dem Format selbst, noch gegenüber den teilnehmenden Kollegen und Kolleginnen oder den Organisatoren von Meetings.
Ein gegenseitiges Verständigen auf Vereinbarungen während Meetings in Organisationen ist dringend zu empfehlen, um diesem wichtigen Format die nötige Wertschätzung und Bedeutung beizumessen.
50% aller Meetings werden von Beschäftigten als Zeitverschwendung betrachtet (Slack Studie).
Die stringente Vor- und Nachbereitung von Meetings unterstützt die Akzeptanz des Formats selbst und gewährleistet die Effektivität und Nützlichkeit.
Um Meetings erfolgreich zu gestalten ist es sinnvoll, gemeinsam in Teams Frameworks für die unterschiedlichen Arten von Meetings zu entwerfen.
Diese Frameworks bieten einen Rahmen für die unterschiedlichen Arten von Meetings, definieren Abläufe, die Organisation und Aufbereitung von Informationen im Vorfeld eines Meetings sowie die Nachbereitung.
60% der in Meetings beschlossenen Aufgaben finden den Weg in den Organisationsalltag. (Slack Studie)
Ein elementarer Bestandteil von Meetings ist das Erstellen eines Protokolls, eine Zusammenfassung und das Übertragen von Erkenntnissen, Übertragung der Aufgaben oder Entscheidungen in die entsprechenden Systeme, um ein Transfer vom Meeting in den Arbeitsalltag zu gewährleisten.
Inwieweit hier KI Tools zum Einsatz kommen, sollte geprüft werden. Das KI gestützte Erstellen von Protokollen, das transkribieren und übersetzen in andere Sprachen sowie das Zusammenfassen von Meetings kann von KI Tools bereits in hoher Qualität gewährleistet werden. Wie viel Zeitersparnis dies mit sich bringt pro Meeting oder Meetings pro Monat und Jahr kann leicht überschlagen werden. Ohne ins Detail zu gehen kann man pro Jahr von mehreren hunderten von Stunden Zeitersparnis ausgehen.
